Todoist - minimalistyczna aplikacja do zarządzania zadaniami
piątek, lutego 03, 2017
Programów i aplikacji, które pełnią funkcję organizera zadań jest mnóstwo.
Od bardzo prostych do niesamowicie rozbudowanych. Jedne opierają się na
systemie przechowywania zadań GTD (O książce Getting Things Done, w której
przedstawiony jest ten system pisałam tutaj), a inne mają swój własny system.
Do tej pory przetestowałam kilka albo nawet kilkanaście aplikacji do
zarządzania czasem. Z pośród nich najlepsza dla moich potrzeb jest aplikacja
Todoist. Może nie jest idealna (zwłaszcza w darmowej wersji), ale została ze
mną na dłużej i bardzo mi odpowiada. Aczkolwiek pewnie dalej będę testowała
jeszcze inne aplikacje.
Na początku chciałam zaznaczyć, że korzystam z darmowej wersji.
Więc można powiedzieć, że nie wykorzystuję aplikacji w pełni. Z drugiej strony jestem
zadowolona z podstawowych funkcji i uważam, że w moim przypadku nie warto
inwestować pieniędzy w to, co oferuje pakiet premium aplikacji.
Główne zalety aplikacji Todoist
Pierwsze co rzuca się w oczy to design. Minimalistyczny wygląd, czytelne
listy, oraz proste eleganckie fonty to coś za co wielu pokochało tą aplikację.
Mimo rozbudowanych funkcji wygląd aplikacji sprawia, że nie jesteś nią
przytłoczony, czego doświadczałam testując inne aplikacje. Możesz zacząć od
najprostszych list zadań, a dopiero po jakimś czasie bardziej zagłębić się w pozostałe możliwości menadżera zadań.
Druga ważna kwestia to to, że Todoist jest dostępny na ponad 10 różnych
platform w tym: stronę internetową, Android (telefon, tablet, Android Wear),
iOS (iPhone, iPad, Apple Watch), macOS, Windows, Chrome, Firefox, Safari, Email
(Outlook, Gmail). Korzystam z urządzeń z Androidem, więc dla mnie istotne jest,
aby aplikacje były dostępne na ten system oraz abym mogła się zalogować na stronie
internetowej aplikacji. Ale dostępność na pozostałe platformy jest istotna
kiedy np. zmienimy telefon, tablet czy laptopa. Mamy gwarancję, że będziemy
mogli dalej korzystać z programu, który już polubiliśmy.
Dodatkowo aplikacja cechuje się niesamowitą szybkością synchronizacji.
Wpisując zadania na tablecie praktycznie na żywo mogę obserwować jak są one
dodawane na stronie internetowej aplikacji. To, coś co również jest dla mnie
bardzo ważne, bo często "przełączam się" z jednego urządzenia na
drugie.
Szybkość pracy z Todoist również zasługuje na wyróżnienie. Po zalogowaniu na stronie aplikacji wystarczy że nacisnę klawisz "q" i pojawia mi się okno dodawania
zadań (warto więcej poczytać o skrótach klawiaturowych). Jeżeli chcę przypisać
zadanie do określonego projektu to po wpisaniu nazwy zadania piszę
"#" i nazwę projektu, domyślnie pojawiają się też podpowiedzi
projektów wystarczy wpisać tylko początkowe litery nazwy projektu. Dalej
określamy datę projektu i tu mamy do wyboru mnóstwo różnych fraz. Możemy wpisać
np. każdy poniedziałek od 1 marca. I to działa. Więcej na temat wprowadzania
daty i godziny możecie przeczytać na stronie pomocy aplikacji (zresztą jest tam wiele ciekawych informacji). Na koniec możemy dopisać "p1", co oznacza najwyższy priorytet dla
zadania. Jak szybko dodaliśmy zadanie? W kilka sekund.
Z łatwością można również zmieniać kolejność zadań wystarczy, że naciśniesz
na zadanie i je przesuniesz. Jeżeli chcesz, aby utworzone zadanie było
pod-zadaniem innego zadania przytrzymując je umieszczasz je pod tym zadaniem
lekko przesuwając je w prawo.
Główne funkcje Todoist
Przejdźmy do ogólnych zastosowań. Główne funkcje Todoist to zapisywanie
zadań, przypisanie im terminów, organizacja zadań w projekty, pod-projekty oraz zadania i pod-zadania, nadanie im priorytetów, współdzielenie zadań z innymi.
Zadania
Możemy tworzyć pięciostopniowe pod-zadania. Wprowadzanie zadań jest bardzo
proste i intuicyjne. Tak jak wspomniałam wcześniej już podczas wprowadzania
nazwy zadania możemy dodać określenia przypisujące zadanie do wybranego
projektu, ustalić priorytet czy określić jego termin. Priorytety, które
nadajemy są czterostopniowe, domyślnie wprowadzane zadania mają czwarty
priorytet.
Wersja premium pozwala również na dodawanie etykiet oraz komentarzy, w
których można zamieszczać notatki, zdjęcia i pliki. Powiadomienia o zadanich
również są dostępne tylko w wersji premium. Mogą być wywoływane w aplikacji,
dostarczane przez sms lub mail. Co ciekawe mogą pojawiać się w zależności od
lokalizacji. Niestety to wszystko w wersji Premium.
Projekty
Projekty w Todoist to jakby określone kategorie zadań, osobne listy.
Projektom możemy przypisać konkretny kolor, a także tworzyć trzystopniowe
pod-projekty. Możemy je również współdzielić z innymi.
Filtry
Pozwalają na przegląd zadań według określonych cech. Praktycznie każda
fraza wyszukiwania może zostać zapisana jako filtr. Niestety w wersji darmowej
nie mamy możliwości dodawania swoich filtrów. Możemy tylko skorzystać z filtrów
domyślnych: zadania przypisane do mnie, do innych, poszczególne priorytety,
wszystkie zadania oraz zadania bez terminu.
Szablony
Chciałam wspomnieć o funkcji programu, której jeszcze dobrze nie
przetestowałam, ale zapowiada się bardzo ciekawie. Jeżeli masz złożone projekty, które często powtarzasz, ale nie
cyklicznie to funkcja dla Ciebie. Wybrany projekt możesz eksportować jako
szablon za pomocą ikonki "Czynności projektu" po prawej stronie jego
nazwy. A gdy będziesz potrzebować po prostu zaimportujesz wybrany szablon.
Główne okno aplikacji przedstawia wybraną przez nas listę zadań. Rozwijany
panel boczny pozwala na przeglądanie skrzynki odbiorczej, zadań na dzisiaj,
zadań na kolejne 7 dni, projektów, etykiet (Premium) i filtrów.
Monitorowanie wydajności
Todoist pod hasłem "Twoja wydajność" wprowadziło element grywalizacji. O co
chodzi? Za aktywności związane z zadaniami otrzymujesz punkty, dzięki którym
osiągasz kolejne progi wtajemniczenia. Punkty możesz też tracić jeżeli nie
będziesz wykonywać zadań w terminie. Możesz też ustalić dzienne i tygodniowe
cele wykonywanych zadań. Albo włączyć tryb wakacyjny. Mechanizm ma nas
zmotywować do wykonywania jak największej ilości zadań. Nie na każdego to
działa, ale niektórym się na pewno spodoba. Z każdego widoku aplikacji na
górnym pasku widzisz ilość punktów, logo osiągniętego poziomu oraz strzałkę
oznaczającą tendencję wzrostową lub spadkową. Po naciśnięciu na punkty widzisz
m.in. wykres z "tendencją karmy" dla ostatnich 7 dni oraz wykres
ukończonych zadań w ciągu ostatnich 7 dni z uwzględnieniem celu dziennego, a
także passę dzienną.
Użytkownicy konta Premium mogą się cieszyć bardziej rozbudowanymi
statystykami. M.in. w oknie "twoja wydajność" widzą też wykres
ukończonych zadań w ciągu ostatnich 4 tygodni. Mają również dostęp do podglądu
wszystkich ukończonych zadań, które można filtrować według projektu lub
etykiety.
Aplikacja Todoist monitoruje i wizualizuje Twoją wydajność. Nie wiem jak
Was, ale mnie wizualizacja moich postępów niesamowicie motywuje.
Podsumowanie
Główne zalety to szybkość, przejrzystość oraz czytelność aplikacji. Jest prosta, minimalistyczna, a jednocześnie cechuje się mnogością funkcji.
Główna wada: relatywnie duży koszt opcji Premium albo dostępność niektórych
funkcji tylko po wykupieniu konta Premium. Jak kto woli. Czego mi najbardziej
brakuje w darmowej wersji: przypomnień, etykiet, historii wykonanych zadań,
notatek i załączników.
Tak jak to często podkreślam czy coś nam się spodoba czy nie zależy od
naszych indywidualnych potrzeb oraz upodobań. Zachęcam więc do przeprowadzenia
własnych testów. Mam nadzieję, że przybliżyłam Wam podstawową wiedzę na temat
aplikacji do zarządzania czasem Todoist. Może kogoś zachęciłam do jej
wypróbowania? A może już jej używacie bądź używaliście? Jeżeli tak to z chęcią
przeczytam co Wam się w niej podoba lub nie. I jeszcze jedno zastanawiałam się nad wpisem o tym, jak ja pracuję z aplikacją Todoist, chcielibyście o tym przeczytać na blogu?
0 komentarze