Nie taka dobra wielozadaniowość

piątek, marca 11, 2016


Kiedyś wielozadaniowość była bardzo pozytywnie postrzegana. Uważano, że umiejętność robienia wielu rzeczy na raz to niebywale dobra cecha. Obecnie jednak uważa się, że o wiele cenniejsza jest umiejętność skupiania się na jednym zadaniu i wykonaniu go do końca. Natomiast wielozadaniowość jest coraz częściej negowana.
Zalety wielozadaniowości
Wbrew tytułowi posta zacznę od zalet wielozadaniowości. Do pewnego stopnia wielozadaniowość pozwala na elastyczność, lepszą efektywność oraz zaoszczędzenie jakże cennego czasu. Wraz ze wzrostem liczby zadań efektywność rośnie, ale tylko do określonego momentu, po którego przekroczeniu gwałtownie spada.
Wielozadaniowcy niejako “przeskakują” na kolejne zadanie, jeżeli nie mają weny np. na napisanie jakiegoś dokumentu czy znalezienie rozwiązania jakiegoś problemu. Gdy skupiają się na czymś innym (ewentualnie szukają inspiracji) w pewnym momencie doznają olśnienia. Psychologia poznawcza mówi o znalezieniu rozwiązania po okresie nieświadomego przetwarzania informacji. W przeciwieństwie do takich osób, monozadaniowcy, potrafią bezproduktywnie tkwić nad jednym zadaniem przez długi czas.
Przerzucanie uwagi z jednego zadania na inne sprawia też większą satysfakcję. Po prostu jest to przyjemniejsze, niż robienie przez długi czas (niekiedy cały dzień) tego samego.
Pewne badania wykazały, że pracodawcy, którzy cenią sobie wielozadaniowość uzyskiwali lepsze wyniki finansowe, niż ci, którzy stawiają na monozadaniowość. Tłumaczy się to tym, że w środowisku, gdzie pracownicy wykonują wiele zadań jednocześnie następuje szybszy przekaz informacji, co przyśpiesza procesy decyzyjne.
Nie zawsze wielozadaniowość musi oznaczać coś złego. W domu często się przydaje np. gdy gotujemy obiad możemy jednocześnie zmywać naczynia albo sprzątać w jakimś obszarze kuchni. Podczas takich prac, które wykonujemy naprzemiennie występuje też mniejsze znużenie danym działaniem.
Czy aby na pewno robienie wielu rzeczy na raz jest korzystne?
Tak naprawdę ludzki umysł nie posiada zdolności koncentracji na dwóch rzeczach jednocześnie. Po prostu bardzo szybko przełącza się on między poszczególnymi zadaniami. A chcąc zyskać zwykle jednak tracimy: zarówno czas jak i jakość wykonywanej pracy. Przeskakując z jednej czynności na drugą szacunkowo tracimy nawet 30% naszego czasu.
"Wielozadaniowość to pułapka. Najwięcej czasu tracimy wskutek tego, że chcemy zyskać na czasie."
Stefan Klein
Wykonywanie wielu zadań jednocześnie wiąże się z dużym stresem. O ile w małych dawkach adrenalina, która się wydziela do naszego krwioobiegu może przyśpieszyć i usprawnić wykonywanie jakiegoś zadania, to w większych dawkach prowadzi do zdenerwowania, które ogranicza nasze możliwości i negatywnie wpływa na efektywność naszej pracy.
Gdy wykonujesz kilka zadań jednocześnie jesteś bardzo rozproszony, przeskakujesz z jednego zadania na drugie i za każdym razem twój umysł musi się przestawić na inny rodzaj pracy. Po pierwsze marnujesz czas na to przestawienie, a po drugie robiąc jedną rzecz myślisz trochę o tych innych, przez co jesteś zdekoncentrowany i nie możesz w pełni skupić się na wykonaniu danej czynności. Czyli pracujesz mniej wydajnie.
Poza tym robiąc kilka rzeczy jednocześnie łatwiej popełnić jakiś błąd, bądź o czymś zapomnieć. Wielozadaniowość źle wpływa również na naszą kreatywność. Myśli są rozproszone przez to, że część naszej uwagi skupia się na innym zadaniu.
Co o wykonywaniu wielu rzeczy na raz mówi nauka?
Badania przeprowadzone na Uniwersytecie w Londynie wykazały znaczące spadki IQ u osób wykonujących wiele zadań poznawczych jednocześnie, czyli zadań z obszarów języka, uczenia się, myślenia, percepcji, świadomości i podejmowania decyzji. Stwierdzono również podwyższenie produkcji hormonu stresu - kortyzolu w trakcie wykonywania wielu zadań w tym samym czasie.
Natomiast w badaniu Uniwersytetu w Sussex na podstawie skanów MRI wykazano, że osoby poświęcające swoją uwagę kilku urządzeniom jednocześnie (na przykład pisanie smsów podczas oglądania telewizji) częściej miały mniejszą gęstość istoty szarej w mózgu w obszarze odpowiedzialnym za empatię i kontrolę emocji. Badanie nie potwierdza, że wielozadaniowość prowadzi do zmniejszenia gęstości mózgu, ponieważ nie badano tych osób zanim zetknęły się z tymi urządzeniami. Nie wiadomo jednak czy u tych osób kora mózgowa miała mniejszą gęstość od urodzenia czy na skutek używania wielu urządzeń jednocześnie, czy może wpłynęły na to jeszcze inne czynniki.  
Jak poradzić sobie z wielozadaniowością i usprawnić swoją pracę?
Podejmując wiele zadań jednocześnie doświadczamy spadku naszej efektywności. Niestety obecny rynek nie pozwala na całkowite zrezygnowanie z wielozadaniowości. W wielu przedsiębiorstwach szybkie tempo pracy decyduje o porażce lub sukcesie firmy. Jak sobie poradzić, gdy jesteś zmuszony być wielozadaniowcem?
Przede wszystkim dobrze się zastanów jakie zadania możesz wykonywać jednocześnie, a jakie wymagają, bądź na jakie chcesz poświęcić 100% swojej uwagi. Powyżej przytoczyłam przykład czynności porządkowych w domu, które możesz łączyć. W pracy niekiedy musisz na bieżąco sprawdzać pocztę, odbierać telefony albo zdarzają się sytuacje pilne, w których musisz od razu reagować. Ale możesz powiadomić swoich znajomych i rodzinę, aby nie dzwonili do Ciebie w godzinach pracy. A gdy spędzasz czas z rodziną, bawisz się z dzieckiem lepiej poświęcić im/jemu całą swoją uwagę, a nie choćby myślami błądzić gdzieś indziej.
Obserwuj siebie. Być może potrafisz skupić się na określonych rzeczach równocześnie i nie zmienia to Twojej efektywności. Innym razem robisz kilka rzeczy na raz, a czujesz, że żadne zadanie nie posuwa się do przodu lub jakość wykonywanych zadań nie jest zadowalająca (tutaj uwaga na perfekcjonizm). Czasami dla nas coś nie jest dobre, ale dla naszego szefa jest wystarczająco dobre. Należy zastanowić się czy lepiej ciągle poprawiać projekt, a z innymi pozostawać w tyle, czy go zakończyć i zabrać się za pozostałe. Weź również pod uwagę, że Twoja efektywność zależy od pory dnia. Wieczorem robiąc wiele rzeczy na raz możesz popełniać więcej błędów. Może być też tak, że wtedy kiedy jesteś najbardziej efektywny wolisz skupić się na jednej ważnej rzeczy, a te mniej ważne wykonywać razem w innej porze dnia. Nie każdy potrafi wykonywać wiele zadań jednocześnie. Sami musimy sobie odpowiedzieć na pytanie czy potrafimy pracować w ten sposób wystarczająco efektywnie? Zależy to od naszego temperamentu i preferencji tempa pracy.
Notuj myśli, zadania, pomysły, które przychodzą Ci do głowy. Nie będą one wtedy ciągle absorbować Twojej pamięci (czasami musisz jeszcze mieć odpowiedni system przeglądania tych notatek więcej o tym pisałam tutaj).
Planuj. Ustal priorytety i zaczynaj od najważniejszych rzeczy. Dzięki planowaniu nie będziesz bezsensownie miotać się od jednego zadania do drugiego. To moja zmora, zwłaszcza ustalanie tego, co jest w danym momencie najważniejsze.
Zapisuj co musisz jeszcze poprawić. Do zadań, które przerywasz (albo wiesz że za 10 minut będziesz musiał zająć się czymś innym) na bieżąco dopisuj, co jeszcze musisz zmienić, bądź dodać. Gdy poświęcasz swoją uwagę wielu sprawom łatwo może Ci to umknąć, a po czasie nie będziesz zadowolony z efektów swojej pracy.
Jeżeli masz problem z utrzymaniem uwagi na jednym zadaniu możesz zastosować technikę pomodoro. Albo podejmować wyzwania. Tak jakby zakładać się z samym sobą (lub ze znajomym), że np. do godz 15 nie zajrzysz na facebooka lub nie będziesz bezsensownie przeglądać internetu.
Poinformuj żeby Ci nie przeszkadzano. Jeżeli przygotowujesz ważny raport, a przerwie Ci współpracownik z jakimś zapytaniem albo telefon od klienta to, mimo że poświęciłeś mu tylko 5 minut powrót do przerwanego wątku może potrwać nawet 20 minut.
Podczas rozmowy czy z klientem czy z kimś bliskim warto skupić się tylko na rozmówcy. Będziesz bardziej skoncentrowany. Zostanie to docenione przez odbiorcę, który poczuje się ważny i szanowany przez Ciebie. W rozmowach służbowych wypadniesz bardziej profesjonalnie.
Wyeliminuj te “zadania”, których nie musisz wykonywać teraz, a tak naprawdę są Twoimi rozpraszaczami. Może to być działający w tle telewizor, częste wchodzenie na pocztę elektroniczną czy facebooka.
Ważny jest również odpoczynek, ćwiczenia i odpowiednia ilość tlenu. Wypoczęci i odświeżeni jesteśmy mniej podatni na dekoncentrację, potrafimy dłużej skupiać naszą uwagę na jednej czynności.
Dodatkowo warto zadbać o porządek wokół siebie. Zarówno w przestrzeni fizycznej (biurko, blaty, półki i regały) jak i elektronicznej (pulpit komputera, tableta).
Moje doświadczenia
Kiedyś byłam dumna z siebie, że potrafię robić wiele rzeczy na raz. Pamiętam jak w czasach szkolnych jedząc kolację jednocześnie oglądałam telewizję, czytałam książkę i/lub odrabiałam lekcje. Teraz też łapię się na tym, że mam pełno otwartych stron z różnej tematyki, uruchomiony program do nauki angielskiego, włączony jakiś ebook i jeszcze dokument tekstowy, w którym piszę. Zdecydowanie muszę popracować nad nawykiem skupiania się na jednej rzeczy i robienia jej do końca. Nie lubię jak mój umysł się nudzi. Dlatego podczas spożywania bądź przygotowywania posiłków lubię włączyć jakiś audiobook lub podkast, aby jednocześnie przyswajać interesujące mnie treści. I wydaje mi się, że w ten sposób można łączyć wykonywanie dwóch rzeczy jednocześnie. Chociaż nawet w tym przypadku czasem wypadałoby bardziej "delektować się" śniadaniem w ciszy i spokoju lub w towarzystwie drugiej osoby. Ale jak to zrobić, gdy wiesz, że jest jeszcze tyle artykułów i książek do przeczytania, audiobooków do odsłuchania, itp. Trzeba nauczyć się wybierać najważniejsze treści. Ale to już temat na oddzielny artykuł.
Wydaje mi się, że po prostu lubimy robić wiele rzeczy jednocześnie. Złudnie myślimy, że jesteśmy przez to tacy przedsiębiorczy. W pewnym stopniu jesteśmy uzależnieni od wielozadaniowości. Uważamy, że skoro jesteśmy bardzo zajęci to, znaczy, że jesteśmy bardzo efektywni.

Mam nadzieję, że zainspirowałam Cię do przemyśleń na temat wielozadaniowości. Czy naprawdę jest ona dobra czy może faktycznie warto ją wyeliminować ze swojego życia? Liczę na to, że moje rady jak pokonać wielozadaniowość przydadzą się tym, którzy stwierdzą, że jednak wolą monozadaniowość. 

Share This Story

Tags:
Praktykantka

You Might Also Like

2 komentarze

  1. jestemmmja13 marca 2016 01:23

    Czytając uśmiecham się z przekąsem i do nauczycieli, którzy przez lata próbowali mnie przekonać, że powinnam się uczyć po godzinie wszystkiego wyłączając wszelkie zewnętrzne bodźce, i do pewnego mądrego księdza, który zdradził mi receptę na szczęście...mianowicie: robić tylko jedną rzecz na raz- skupiać się, koncentrować, i do moich pierwszych pracodawców, którzy sądzili, że mam 6 rąk i 3 głowy. Uśmiecham się do myśli o tym, że teraz nawet piszę rzucając okiem na przebieg meczu w rogu ekranu.
    Moim zdaniem, z mojego doświadczenia- najmądrzejszą radą, jaką tu wyczytałam jest ta, by obserwować siebie- jest czas i miejsce na to, by przez dzień cały oscylować wokół tych samych zagadnień, jest czas i miejsce na zmienność i na to niby robienie wszystkiego na raz. Czasem trzeba, czasem się chce po prostu, choć zdrowe to nie jest na pewno :)

    OdpowiedzUsuń
  2. Inga - poliglotawkilkukrokach.pl17 marca 2016 18:03

    Jestem wielozadaniowcem i czasami wciąż wpadam w ten tryb, kiedy coś sprawia mi trudność. To jest moja zmora:) Nauczyłam się, że są rzeczy, które mogę wykonywać jednocześnie i takie, które wymagają mojego skupienia. Był czas, że nauczyłam tego nawet moich szefów:) Jednak przy trudnościach trochę uciekam w wielozadaniowość:) Dziękuję za ten post:)

    OdpowiedzUsuń